Website-Briefing erstellen: Vorlage und 12 Fragen für klare Projekte
Du willst eine Website bauen lassen und hast deinen ersten Anbieter im Visier. Wenn du jetzt eine E-Mail schreibst mit "Hallo, ich brauche eine neue Webseite, was kostet das?", bekommst du eine schlechte Antwort. Nicht weil der Anbieter schlecht ist, sondern weil deine Frage nicht beantwortbar ist.
Ein gutes Briefing ist der Unterschied zwischen einem präzisen Festpreis-Angebot und einem nichtssagenden "ab 1.500€, je nachdem". In diesem Artikel zeige ich dir, wie du ein Briefing schreibst – mit Vorlage zum Kopieren und 12 Fragen, die du vorher klären musst.
Warum ein Briefing den Unterschied macht
Ein klares Briefing nützt dir mehrfach:
- Du bekommst vergleichbare Angebote. Drei Anbieter, gleiche Information, vergleichbare Preise.
- Du sparst Zeit. Statt 30-minütiger Telefonate für jede Anfrage hast du den Kram einmal niedergeschrieben.
- Du erkennst gute Anbieter. Wer auf konkrete Punkte konkret antwortet, ist anders als der, der nur seinen Standard-Pitch durchspielt.
- Du selbst wirst klar. Beim Schreiben merkst du, was du eigentlich willst – und was du dir noch überlegen musst.
Die 12 Fragen die du vor dem Briefing klären musst
Wofür ist die Website da?
Eine Website kann viele Zwecke haben: Imagepflege, Lead-Generierung, Verkauf, Information, Bewerbung. Wenn du den Hauptzweck nicht in einem Satz formulieren kannst, denk weiter. Beispiel: "Die Website soll Handwerksbetriebe in NRW dazu bringen, mich für eine kostenlose Erstberatung anzurufen."
Wer ist die Zielgruppe?
"Alle" ist keine Zielgruppe. Sei konkret: B2B oder B2C? Welches Alter? Welche Region? Welches Vorwissen? "60-jährige Geschäftsführer in deutschen Mittelstands-Maschinenbauern" ist eine Zielgruppe. "Menschen die unsere Produkte mögen" nicht.
Was sollen Besucher tun?
Ein klares Conversion-Ziel pro Seitentyp: anrufen, schreiben, buchen, kaufen, downloaden, abonnieren. Wenn alle gleichzeitig gehen sollen, geht nichts. Eine Seite, ein primäres Ziel.
Welche Seiten brauchst du?
Liste sie auf: Startseite, Über uns, Leistungen, Kontakt, Blog, Karriere, Referenzen, Rechtliches (Impressum, Datenschutz). Bei Online-Shop: Produktkategorien, Versand, Zahlung, AGB. Eine fertige Sitemap ist Gold wert.
Was an deiner aktuellen Website funktioniert nicht?
Wenn du eine alte Seite hast: was nervt dich? Was bekommst du als Feedback? Was funktioniert dagegen gut, was du nicht verlieren willst? Diese Liste hilft dem Entwickler, Probleme zu lösen statt nur Schönes zu machen.
Welche Funktionen brauchst du?
Über das Standard-Layout hinaus: Kontaktformular, Newsletter, Buchungssystem, Chat, Filter, Mehrsprachigkeit, Kundenbereich, Login, Suchfunktion, Karte, Wegbeschreibung, KI-Chatbot (siehe KI-Chatbot für Unternehmen)? Liste auf was wirklich nötig ist.
Welche externen Systeme müssen angebunden werden?
CRM (HubSpot, Salesforce), Buchhaltung (DATEV, Lexware), Warenwirtschaft, Buchungstool (Calendly), Newsletter (Mailchimp, ActiveCampaign), Analytics, Tracking-Pixel. Jede Integration ist Arbeit – Anbieter muss das vorher wissen.
Wie soll die Seite aussehen?
Hast du Logo, Corporate Design, Farben, Schriftarten? Gibt es Mitbewerber-Seiten oder Inspirations-Beispiele, die dir gefallen? 3-5 Beispiel-URLs mit kurzen Begründungen ("Mir gefällt der klare Aufbau, aber die Farben sind zu kalt") sagen mehr als 10 Adjektive.
Wer liefert die Inhalte?
Texte: Du selbst, ein Texter, der Entwickler? Bilder: hast du professionelle Fotos oder muss ein Fotograf ran? Logos: in Vektor-Format vorhanden? Videos? Das ist meistens der unterschätzte Teil – Inhalte sind 50% der Arbeit.
Wie ist dein Budget-Rahmen?
"Möglichst günstig" ist keine Aussage. Sag eine Spanne: 500-1.000€, 2.000-5.000€, 10.000-20.000€. Du musst nicht offenlegen was du maximal zahlen würdest, aber eine Größenordnung hilft Anbietern, ein passendes Angebot zu machen. Mehr im Artikel Was kostet eine Website?.
Bis wann muss die Seite live sein?
Ein konkreter Termin verändert das Angebot massiv. Wenn du in 14 Tagen Messe hast und die Seite vorher online muss, ist das ein anderes Projekt als "irgendwann diesen Sommer". Siehe auch Wie lange dauert eine Website?.
Wer entscheidet bei dir?
Bist nur du der Ansprechpartner oder gibt's Mitentscheider (Geschäftsführer, Partner, Marketing-Leiter)? Wenn 5 Personen mitreden, dauert jedes Feedback länger. Sag dem Anbieter ehrlich, wie eure Entscheidungsfindung läuft.
Briefing-Vorlage zum Kopieren
So sieht ein gutes Briefing aus. Kopier das, füll es aus, schick es an deine Anbieter:
Pro-Tipp: Schick das Briefing als PDF oder Markdown-Datei, nicht als langen Fließtext. Strukturierte Information lässt sich besser verarbeiten – und der Anbieter merkt, dass du es ernst meinst.
Was du nicht ins Briefing schreiben solltest
Manche Sachen schaden:
- Vorgegebene technische Lösungen, ohne dass du weißt warum. "Muss mit Wordpress sein" oder "Muss React sein" – wenn du keinen guten Grund hast, lass es weg. Der Entwickler weiß besser, was passt.
- Ellenlange Anforderungslisten ohne Priorisierung. Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig. Markier 3-5 Punkte als "muss" und alles andere als "kann".
- Unrealistische Kombinationen. "Online-Shop mit 1.000 Produkten in 7 Tagen für 500€" – nein. Wenn der Markt das Briefing ablehnt, denk nochmal über dein Budget oder deinen Umfang nach.
- Verstecktes Misstrauen. "Bevor wir überhaupt reden, brauche ich NDA, Geheimhaltungsvertrag, Festpreis und Geld-zurück-Garantie." Anbieter winken ab. Ein erster Kontakt ist offen, juristische Sicherung kommt im Vertrag.
Beispiel-Briefing: so sieht ein fertiges aus
Damit du eine Vorstellung bekommst, wie ein gutes Briefing in der Praxis aussieht – hier ein gekürztes Beispiel für einen Heizungsbau-Betrieb:
Du siehst: dieses Briefing ist konkret, strukturiert, hat klare Antworten auf alle wichtigen Fragen. Ein Anbieter kann darauf in 1-2 Stunden ein präzises Angebot schreiben.
So setzt du das Briefing richtig ein
Schritt 1: Drei Anbieter auswählen
Eine Agentur, einen Freelancer, vielleicht einen Baukasten-Profi (es gibt Leute die spezialisiert auf Wix optimieren). So bekommst du Vergleichswerte. Mehr zur Auswahl im Artikel Wie finde ich den richtigen Webentwickler?.
Schritt 2: Allen das gleiche Briefing schicken
Gleiche Information, gleiche Zeit zum Antworten. Sag explizit "Ich frage 3 Anbieter parallel an, Entscheidung trifft am [Datum]".
Schritt 3: Vergleichen
Achte auf: Reaktionszeit, Klarheit der Antwort, Verständnis für dein Briefing, Festpreis vs. Schätzung, konkrete Vorschläge oder Standard-Pitch. Wer auf konkrete Briefing-Punkte konkret antwortet, hat dich verstanden.
Schritt 4: Entscheidung
Nicht den günstigsten und nicht den teuersten – den, der dich am besten verstanden hat und transparent kommuniziert. Preis sollte im Rahmen der drei Angebote plausibel sein.
Häufige Fragen zum Briefing-Prozess
Was, wenn ich noch nicht alles weiß?
Das ist normal. Schreib in das Briefing "noch offen" oder "wäre Empfehlung wert". Ein guter Anbieter erkennt offene Fragen und macht dazu konkrete Vorschläge in seinem Angebot. Schlechte Anbieter ignorieren offene Punkte und nehmen sich nachher die Freiheit, sie zu definieren.
Soll ich das Budget wirklich angeben?
Ja. Viele Unternehmer denken, sie kriegen ein besseres Angebot wenn sie das Budget verheimlichen. In Wahrheit produziert das schlechtere Angebote, weil der Anbieter nicht weiß, was passt. Wer mit unendlichem Budget rechnet, schießt überdimensioniert. Wer ohne Budget-Info rechnet, schießt minimalistisch um zu gewinnen. Beides ist suboptimal. Gib eine ehrliche Spanne an.
Wie lange darf ein Briefing sein?
2-4 DIN-A4-Seiten ist gut. Unter 1 Seite ist meist zu dünn, über 6 Seiten verwässert. Konkretheit ist wichtiger als Vollständigkeit – lieber 4 Seiten mit klaren Antworten als 10 Seiten Allgemeinplätze.
Muss ich ein NDA unterschreiben lassen?
Bei normalen Website-Projekten: nein. Es geht nicht um Industriegeheimnisse, sondern um deine Marketing-Ziele. NDAs verschrecken kleine Anbieter unnötig und bieten dir wenig Schutz, weil du eh keinen Anbieter wegen "hat meine Geschäftsidee geklaut" verklagen wirst. Bei sensiblen Branchen (Finanzen, Healthcare, Defense) kann das anders aussehen.
Wer schreibt das Briefing – ich oder mein Mitarbeiter?
Der, der entscheidet. Wenn du als Geschäftsführer die Website-Entscheidung triffst, schreib das Briefing selbst (oder lass es dir vom Marketing-Mitarbeiter vorbereiten und füg dann deine Sicht hinzu). Ein Briefing das vom Praktikanten geschrieben wurde, vom Marketing-Manager überarbeitet, vom Geschäftsführer "nicht ganz gelesen" wurde – das wird widersprüchlich und ist kaum umsetzbar.
Was wenn ich keine Inspirations-Beispiele habe?
Schau dir 10 Konkurrenten an, plus 5 Seiten aus völlig anderen Branchen, die du visuell magst. Du brauchst nicht die "perfekten" Beispiele, du brauchst Anhaltspunkte für Stil und Funktionalität. "Mir gefällt der klare Aufbau von example.com" ist ein konkreter Anhalt, mit dem ein Designer arbeiten kann.
Mini-Briefing: wenn du es ganz schnell brauchst
Wenn du wirklich keine Zeit für ein ausführliches Briefing hast, reicht auch eine Kurzversion. Mindestens diese 6 Infos:
- Branche und Standort (3 Sätze)
- Was die neue Website konkret bringen soll (1 Satz)
- Wie viele Seiten ungefähr
- Budget-Spanne
- Wunschtermin für Launch
- 1-2 Beispiel-URLs als Inspiration
Damit kann ein erfahrener Anbieter dir innerhalb von 24 Stunden ein Erst-Angebot machen. Die Details werden dann im Kickoff-Call geklärt.
Fazit
Ein gutes Briefing ist deine wichtigste Vorarbeit. Es kostet dich 1-2 Stunden zu schreiben und spart dir potenziell Wochen Zeit und tausende Euro Lehrgeld. Wenn du die 12 Fragen oben durchgehst und die Vorlage ausfüllst, hast du danach mehr Klarheit über dein eigenes Projekt – und bekommst von Anbietern bessere Antworten.
Wer noch unsicher ist, welcher Anbieter-Typ überhaupt passt, liest am besten zuerst unseren Vergleich: Webentwickler, Agentur oder Baukasten?.
Hast du dein Briefing schon fertig?
Schick mir dein Briefing oder einfach eine kurze Beschreibung deines Projekts. Ich melde mich innerhalb 24 Stunden mit konkreten Fragen und einem Festpreis-Vorschlag.
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