Website-Briefing erstellen: Vorlage und 12 Fragen für klare Projekte
Du willst eine Website erstellen lassen und hast deinen ersten Anbieter im Visier. Wenn du jetzt eine E-Mail schreibst mit "Hallo, ich brauche eine neue Webseite, was kostet das?", bekommst du eine schlechte Antwort. Nicht weil der Anbieter schlecht ist, sondern weil deine Frage nicht beantwortbar ist.
Mit einem ordentlichen Briefing bekommst du einen Festpreis. Ohne bekommst du "ab 1.500€, je nachdem". Hier steht, wie du eins schreibst: eine Vorlage zum Kopieren und 12 Fragen, die du vorher für dich klären musst.
Warum ein Briefing den Unterschied macht
Es bringt dir gleich mehreres:
- Vergleichbare Angebote. Drei Anbieter, dieselben Infos, vergleichbare Preise.
- Weniger Zeitaufwand. Statt dreimal dasselbe Telefonat schreibst du es einmal auf.
- Du erkennst gute Anbieter. Wer auf deine Punkte konkret eingeht, hat gelesen. Wer den Standard-Pitch schickt, nicht.
- Du wirst dir selbst klar. Beim Schreiben merkst du, was du eigentlich willst.
Die 12 Fragen, die du vorher klären musst
Wofür ist die Website da?
Anfragen sammeln, verkaufen, informieren, Bewerber anziehen. Wenn du den Hauptzweck nicht in einen Satz kriegst, denk nochmal nach. Beispiel: "Die Website soll Handwerksbetriebe in NRW dazu bringen, mich für eine kostenlose Erstberatung anzurufen."
Wer ist die Zielgruppe?
"Alle" ist keine Zielgruppe. Sei konkret: B2B oder B2C? Welches Alter? Welche Region? Welches Vorwissen? "60-jährige Geschäftsführer in deutschen Mittelstands-Maschinenbauern" ist eine Zielgruppe. "Menschen, die unsere Produkte mögen" nicht.
Was sollen Besucher tun?
Pro Seite ein Ziel: anrufen, schreiben, buchen, kaufen. Wenn alles gleichzeitig gehen soll, passiert nichts davon.
Welche Seiten brauchst du?
Liste sie auf: Startseite, Über uns, Leistungen, Kontakt, Blog, Karriere, Referenzen, Impressum und Datenschutz. Bei einem Shop dazu Produktkategorien, Versand, Zahlung, AGB. Wer diese Liste schon fertig hat, spart im Projekt Tage.
Was an deiner aktuellen Website funktioniert nicht?
Wenn du eine alte Seite hast: Was nervt dich? Was bekommst du als Feedback? Was funktioniert gut und du willst es nicht verlieren? Diese Liste hilft dem Entwickler, Probleme zu lösen, statt nur Schönes zu machen.
Welche Funktionen brauchst du?
Über das Standard-Layout hinaus: Kontaktformular, Newsletter, Buchungssystem, Chat, Filter, Mehrsprachigkeit, Kundenbereich, Login, Suchfunktion, Karte, Wegbeschreibung, KI-Chatbot (siehe KI-Chatbot für Unternehmen)? Liste auf, was wirklich nötig ist.
Welche externen Systeme müssen angebunden werden?
CRM (HubSpot, Salesforce), Buchhaltung (DATEV, Lexware), Warenwirtschaft, Buchungstool (Calendly), Newsletter (Mailchimp, ActiveCampaign), Analytics, Tracking-Pixel. Jede Integration ist Arbeit, der Anbieter muss das vorher wissen.
Wie soll die Seite aussehen?
Hast du Logo, Corporate Design, Farben, Schriftarten? Gibt es Mitbewerber-Seiten oder Inspirations-Beispiele, die dir gefallen? 3-5 Beispiel-URLs mit kurzen Begründungen ("Mir gefällt der klare Aufbau, aber die Farben sind zu kalt") sagen mehr als 10 Adjektive.
Wer liefert die Inhalte?
Texte: du selbst, ein Texter oder der Entwickler? Bilder: hast du gute Fotos oder muss ein Fotograf ran? Logo als Vektordatei vorhanden? Das ist der Teil, den fast alle unterschätzen. Die Inhalte machen die halbe Arbeit aus.
Wie ist dein Budget-Rahmen?
"Möglichst günstig" ist keine Aussage. Sag eine Spanne: 500-1.000€, 2.000-5.000€, 10.000-20.000€. Du musst nicht offenlegen, was du maximal zahlen würdest, aber eine Größenordnung hilft Anbietern, ein passendes Angebot zu machen. Mehr im Artikel Was kostet eine Website?.
Bis wann muss die Seite live sein?
Ein Termin ändert das Angebot komplett. Messe in 14 Tagen ist ein anderes Projekt als "irgendwann diesen Sommer". Siehe Wie lange dauert eine Website?
Wer entscheidet bei dir?
Bist du der einzige Ansprechpartner oder gibt es Mitentscheider (Geschäftsführer, Partner, Marketing-Leiter)? Wenn 5 Personen mitreden, dauert jedes Feedback länger. Sag dem Anbieter ehrlich, wie eure Entscheidungsfindung läuft.
Briefing-Vorlage zum Kopieren
So sieht ein gutes Briefing aus. Kopier das, füll es aus, schick es an deine Anbieter:
Tipp: Schick das Briefing als PDF oder Markdown-Datei, nicht als E-Mail-Wall aus Fließtext. Der Anbieter findet die Punkte schneller und merkt, dass du es ernst meinst.
Was du nicht ins Briefing schreiben solltest
Manche Sachen schaden:
- Vorgegebene technische Lösungen, ohne dass du weißt warum. "Muss mit Wordpress sein" oder "Muss React sein": Wenn du keinen guten Grund hast, lass es weg. Der Entwickler weiß besser, was passt.
- Ellenlange Anforderungslisten ohne Priorisierung. Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig. Markiere 3-5 Punkte als "muss" und alles andere als "kann".
- Unrealistische Kombinationen. "Online-Shop mit 1.000 Produkten in 7 Tagen für 500€": nein. Wenn der Markt das Briefing ablehnt, denk nochmal über dein Budget oder deinen Umfang nach.
- Verstecktes Misstrauen. "Bevor wir überhaupt reden, brauche ich NDA, Geheimhaltungsvertrag, Festpreis und Geld-zurück-Garantie." Anbieter winken ab. Ein erster Kontakt ist offen, juristische Sicherung kommt im Vertrag.
Beispiel-Briefing: so sieht ein fertiges aus
Hier ein gekürztes Beispiel für einen Heizungsbau-Betrieb aus Oberhausen. Worauf es bei Handwerker-Seiten sonst ankommt, steht im Artikel Website für Handwerker.
Auf so ein Briefing kann ein Anbieter in ein bis zwei Stunden ein genaues Angebot schreiben.
So setzt du das Briefing richtig ein
Schritt 1: Drei Anbieter auswählen
Eine Agentur, einen Freelancer, vielleicht einen Baukasten-Profi (es gibt Leute, die auf Wix-Optimierung spezialisiert sind). So bekommst du Vergleichswerte. Mehr zur Auswahl im Artikel Wie finde ich den richtigen Webentwickler?.
Schritt 2: Allen das gleiche Briefing schicken
Gleiche Information, gleiche Zeit zum Antworten. Sag explizit "Ich frage 3 Anbieter parallel an, Entscheidung trifft am [Datum]".
Schritt 3: Vergleichen
Achte auf: Reaktionszeit, Klarheit der Antwort, Verständnis für dein Briefing, Festpreis vs. Schätzung, konkrete Vorschläge oder Standard-Pitch. Wer auf konkrete Briefing-Punkte konkret antwortet, hat dich verstanden.
Schritt 4: Entscheidung
Nimm nicht den günstigsten und nicht den teuersten, sondern den, der dich verstanden hat und dir klar sagt, was er macht. Der Preis sollte im Rahmen der drei Angebote plausibel sein.
Häufige Fragen zum Briefing-Prozess
Was, wenn ich noch nicht alles weiß?
Das ist normal. Schreib in das Briefing "noch offen" oder "wäre Empfehlung wert". Ein guter Anbieter erkennt offene Fragen und macht dazu konkrete Vorschläge in seinem Angebot. Schlechte Anbieter ignorieren offene Punkte und nehmen sich nachher die Freiheit, sie zu definieren.
Soll ich das Budget wirklich angeben?
Ja. Viele denken, sie bekommen ein besseres Angebot, wenn sie das Budget verschweigen. Das Gegenteil passiert. Der eine kalkuliert zu groß, der andere kalkuliert bewusst zu knapp, um den Auftrag zu holen, und beim Nachtrag wird es teuer. Gib eine ehrliche Spanne an.
Wie lange darf ein Briefing sein?
2-4 DIN-A4-Seiten ist gut. Unter 1 Seite ist meist zu dünn, über 6 Seiten verwässert. Konkretheit ist wichtiger als Vollständigkeit. Lieber 4 Seiten mit klaren Antworten als 10 Seiten Allgemeinplätze.
Muss ich ein NDA unterschreiben lassen?
Bei normalen Website-Projekten: nein. Es geht nicht um Industriegeheimnisse, sondern um deine Marketing-Ziele. NDAs verschrecken kleine Anbieter unnötig und bieten dir wenig Schutz, weil du eh keinen Anbieter wegen "hat meine Geschäftsidee geklaut" verklagen wirst. Bei sensiblen Branchen (Finanzen, Healthcare, Defense) kann das anders aussehen.
Wer schreibt das Briefing, ich oder mein Mitarbeiter?
Der, der entscheidet. Wenn du als Geschäftsführer die Website-Entscheidung triffst, schreib das Briefing selbst (oder lass es dir vom Marketing-Mitarbeiter vorbereiten und füge dann deine Sicht hinzu). Ein Briefing, das vom Praktikanten geschrieben, vom Marketing-Manager überarbeitet und vom Geschäftsführer "nicht ganz gelesen" wurde, wird widersprüchlich und ist kaum umsetzbar.
Was wenn ich keine Inspirations-Beispiele habe?
Schau dir 10 Konkurrenten an plus 5 Seiten aus völlig anderen Branchen, die du visuell magst. Du brauchst keine "perfekten" Beispiele, du brauchst Anhaltspunkte für Stil und Funktionalität. "Mir gefällt der klare Aufbau von example.com" ist ein konkreter Anhalt, mit dem ein Designer arbeiten kann.
Mini-Briefing: wenn du es ganz schnell brauchst
Wenn du wirklich keine Zeit für ein ausführliches Briefing hast, reicht auch eine Kurzversion. Mindestens diese 6 Infos:
- Branche und Standort (3 Sätze)
- Was die neue Website konkret bringen soll (1 Satz)
- Wie viele Seiten ungefähr
- Budget-Spanne
- Wunschtermin für Launch
- 1-2 Beispiel-URLs als Inspiration
Damit macht dir ein erfahrener Anbieter innerhalb von 24 Stunden ein erstes Angebot. Der Rest wird im Kickoff geklärt.
Fazit
Das Briefing ist die Vorarbeit, die sich am meisten auszahlt. Ein bis zwei Stunden Schreibarbeit sparen dir später Wochen und einiges an Lehrgeld. Geh die 12 Fragen durch, füll die Vorlage aus, und du weißt selbst besser, was du willst.
Noch unklar, welcher Anbieter-Typ überhaupt passt? Dann lies zuerst den Vergleich: Webentwickler, Agentur oder Baukasten?
Hast du dein Briefing schon fertig?
Schick es mir, oder auch nur eine kurze Beschreibung deines Projekts. Ich melde mich innerhalb von 24 Stunden mit Rückfragen und einem Festpreis-Vorschlag.
Jetzt Anfrage starten Preise und Erweiterungen für Websites ›